dimanche , 19 mai 2019
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Gestion de l’ICC et organisation du hadj : un rapport de l’audit interne relève plusieurs failles

Le ministère des Arts et de la Culture épluche actuellement un rapport de l’audit interne qui relève plusieurs failles dans la gestion du Centre culturel islamique (ICC) et dans l’organisation du grand pèlerinage à La Mecque (Hadj). L’auditeur déplore que l’ICC opère sans se conformer aux dispositions légales et aux Financial Instructions et fait une kyrielle de recommandations.

Enregistrement des futurs pèlerins

Dans son Executive Summary, l’auditeur tire la sonnette d’alarme sur les « high risks » de manipulation dans l’enregistrement des futurs pèlerins, que ce soit au niveau de la liste d’attente, de la sélection annuelle et de la procédure de l’enlèvement des noms de ceux qui ne pourront pas partir.

« There is risk of malingering with the list of registered pilgrims », dénonce le rapport de l’audit interne en se basant sur les manquements relevés. à titre d’exemple, au moment de l’audit, plusieurs formulaires de demande, indique-t-il, « were found flying and not filed. » Dans certains cas, le « registration number », poursuit-il, n’a pas été alloué à des futurs hadjees et la date d’application ne figure pas sur les formulaires. De plus, le numéro alloué aux futurs hadjees, fait-il ressortir, est sujet à des changements sans qu’aucune justification ne soit donnée. Le rapport observe que l’ICC ne dispose d’aucune « evidence or record » des correspondances envoyées à tous les futurs hadjees sélectés. Ainsi, il n’est pas évident de s’assurer que tous les futurs hadjees éligibles ont été contactés. Il observe que les lettres envoyées aux futurs hadjees qui n’ont pas été réceptionnées et ensuite retournées à l’ICC n’y sont pas ne sont pas « properly recorded. »

Une panoplie de recommandations

Le rapport de l’audit interne remet en question l’enregistrement des futurs hadjees en faisant ressortir qu’à la fin de décembre 2017, il y avait une large disparité entre les chiffres enregistrés dans le système informatique et ceux dans le Registre. Des 19 803 demandes, le système informatique dénombre 11 700 contre 8 637 dans le Registre. L’auditeur prévient qu’avec la non-mise à jour régulière du Registre, il y a un risque que le principe de « First Come First In » ne soit pas respecté.

Pour éviter que le droit des futurs pèlerins éligibles soit lésé, l’auditeur a fait une série de recommandations, dont :

-Dès réception d’une demande, elle doit être enregistrée instantanément dans le Registre et sur le système informatique.
– Le formulaire de demande doit être revu pour inclure des informations importantes comme la date, la carte d’identité, l’adresse email et la preuve de Mahram entre autres.
– Il faut envisager la demande en ligne.
– Le Registre doit contenir toutes les données inscrites dans le formulaire de demande.
– Il faut un « proper monitoring and control » des données contenues dans le Registre et le système informatique.
– Certaines données doivent être accessibles instantanément comme le nombre de pèlerins enregistrés, les noms des personnes retirés de la liste d’attente, les noms des personnes contactées mais qui ont décliné l’offre à partir.
– Il faut avoir des preuves en écrit des pèlerins sélectés qui ne pourront pas partir accomplir le Hadj tout en leur demandant s’ils souhaitent partir l’année prochaine ou dans un proche avenir.


Transport des hadjees

Pas d’exercice d’appel d’offres lancé

hadjLe rapport de l’audit interne observe qu’un exercice d’Expression d’intérêt a été lancé au lieu d’un exercice d’appel d’offres pour le transport aérien des pèlerins. Quatre manquements ont été relevés dans cet exercice d’Expression d’intérêt.

Primo, l’endroit où les documents d’offres doivent être déposés n’a pas été spécifié.

Secundo, la « Bid Box » n’était pas fermée à clé et cela pouvait, selon l’auditeur, « lead to tampering of bids in favour of a particular potential supplier or service provider. »

Tertio, les documents des soumissionnaires n’ont pas été « sequentially numbered » comme stipulé par les Financial Instructions 1 de 2014.

Quarto, ces documents ont été ouverts le lendemain de la date limite des soumissions, contrairement aux règlements stipulés dans la Public Procurement Act 2006, plus précisement au Chapitre 30.4, paragraphe 36, dont « Every bid shall be opened at the time and place indicated in the bidding document. »

L’auditeur considère qu’un « proper tendering exercise » aurait été plus bénéfique pour les futurs pèlerins car l’ICC opte pour l’allocation du contrat à une  compagnie aérienne. « The ICC informed the successful provider of this service that the latter would be the sole Airline Company for transportation of pilgrims for the year and an amount of Rs 5 M was transferred in the name of the successful Airline Company as a refundable deposit for the air tickets of pilgrims », écrit-il.

Gros manquement pour 2018

L’auditeur déplore que lors d’une inspection le 14 décembre 2017, à 10h50, « there were two ‘Expression of Interest’ in process » alors que la fermeture de l’exercice était pour le 15 décembre 2017. Pis, la ‘Bid Box’ n’était pas « under lock and key. » L’auditeur interne rappelle que d’après les Financial Instructions de 2014, la boîte de dépôt des offres doit être munie de trois serrures. La clé de chaque serrure doit être en possession d’une personne différente. Les offres ne doivent être ouvertes que le jour et l’heure de l’expiration du délai de dépôt. Il recommande à l’ICC de se conformer aux « Financial Instructions », qu’une « Request for sealed quotation » soit lancée à la place d’une « Expression of Interest » et que l’ICC respecte les « Financial Instructions » et la Public Procurement Act.

L’auditeur observe également qu’il n’existe pas de Bid Register à l’ICC : « The Finacial Instructions of 1 of 2014 stipulate that the Secretary to Departmental Bid Committee shall keep confidential and in safe custody the Register of Bids and all original bids. In addition, the Bid Committee shall keep a register known as ‘Register of Tenders’ and that the Secretary shall enter particulars in respect of all tenders dealt with by the Tender Committee in the Register of Tenders. However, no such register is available at ICC.» Sans compter que l’ICC ne dispose pas d’un Annual Procrement Plan comme stipulé dans la PPA Act de 2006, section (50)(2)(a) et (b).

L’ICC pas au courant

Interrogé sur les failles relevées par l’auditeur interne, le président de l’ICC, le Professeur Hussein Subratty, dit n’en être pas au courant : « Je tiens à vous informer qu’à ce jour le Centre Culturel Islamique (ICC) n’est en présence d’aucun rapport relatif à l’exercice d’audit interne mentionné. » Rappelons que l’ICC fonctionne sans un directeur depuis janvier 2010.

La réallocation des fonds décriée

Le rapport de l’auditeur interne observe que les dépenses pour l’organisation du hadj dépassent largement les allocations accordées par le ministère des Arts et de la Culture. Il constate également que la réallocation des fonds a été effectuée sans autorisation. « In certain instances, it was observed that expenses for hadj were earmarked in the forecast expenditure when submitting the request for quarterly grant for recurrent expenditure. It is to be noted with due concern that Rs 358 620 have already been reallocated in February 2018 for pre Hadj mission 2018 », fait remarquer le rapport qui a fait des recommandations pour remédier à cette situation. « Des explications doivent être requises de l’ICC pour savoir d’où proviennent les revenus additionnels pour assurer ses dépenses. L’ICC doit se conformer au Financial Management Manual et que ‘no commitments should be undertaken in excess’ de ses moyens financiers. Toute réallocation des fonds ne peut être effectuée qu’avec l’approbation du Board et du ministère des Arts et de la Culture », recommande l’auditeur interne.

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